Do que se trata o programa de gestão?

Muito utilizados para gerenciar e otimizar diversas tarefas em empresas de todos os segmentos, os sistemas de gestão vêm se mostrando como uma ferramenta extremamente valiosa no mercado. Através de recursos exclusivos, é possível automatizar inúmeras obrigações administrativas e trazer mais praticidade e agilidade para o dia-a-dia.

Independentemente do tamanho do negócio, um sistema de gestão pode ser utilizado e garantir uma gestão ainda mais estratégica e inteligente. Mas como esse tipo de recurso se aplica no cenário das ONGs/OSCs (Organizações Não Governamentais/Organizações da Sociedade Civil)? Confira esse material completo que preparamos para você e descubra a importância dessa ferramenta e as vantagens que ela pode trazer para a gestão de uma organização!

O que é um sistema de gestão?

Um sistema ou programa de gestão é um software que contém inúmeros recursos voltados para o controle, automatização e organização dentro de uma empresa ou organização. Ele permite que atividades que antes tomavam muito tempo e recursos, sejam realizadas de forma automática, simplificando os processos e demandas.

Por exemplo: com a ajuda de um sistema de gestão financeira, a empresa poderia gerenciar e organizar as informações de:

Fluxo de caixa;
Estoque;
Movimentação financeira;
Folha de pagamento;
Entrada e saída monetária;
Vencimento de boletos, parcelas e pagamentos de clientes e fornecedores;
E muito mais.

Com isso, o gestor consegue estabelecer um controle mais restrito e transparente de todos os dados referentes ao setor, trazendo mais produtividade e mantendo a saúde financeira do negócio. O software de gestão permite que os envolvidos com a administração do negócio tenham uma visão mais macro de toda a dinâmica, principalmente com os relatórios e os indicadores de desempenho.

Tirando esse como exemplo, podemos ver como um sistema de gestão pode contribuir para o bom andamento de um negócio e facilitar a execução de diversas tarefas em todos os setores. Contudo, dependendo do ramo ou nicho da organização, é possível contar com sistemas mais específicos, que forneçam uma visão mais concentrada.

Além de facilitar a rotina, através de um programa de gestão o administrador consegue automatizar inúmeras tarefas que antes poderiam tomar muito tempo e trabalho dos colaboradores. Por exemplo: através dessa ferramenta, é possível programar o envio de e-mails automáticos após o vencimento de determinado pagamento, ou avisar quando um produto está acabando.

Com tantas possibilidades, um sistema de gestão pode permitir que o gestor e os colaboradores dediquem seu tempo hábil para tarefas mais importantes para a continuidade dos negócios ou atividades realizadas. Ao automatizar essas tarefas, sobra mais tempo e mão de obra para atividades que demandam pensamento analítico e estratégia.

No caso das organizações voltadas para causas sociais, basicamente todo o trabalho é realizado por colaboradores voluntários, limitando muito a quantidade de mão de obra disponível. Por essa razão, a otimização da rotina é uma valiosa aliada quando se trata de continuar realizando essas ações e manter a continuidade dos projetos.

Quais são os tipos de sistema de gestão?

Atualmente, existem dois tipos principais de sistema de gestão: ERP e CRM. Veja a seguir mais detalhadamente como cada um desses sistemas funciona:

ERP

Traduzido do inglês, ERP significa Planejamento de Recursos da Empresa. Isso quer dizer que ele é mais comumente utilizado para gerenciar os recursos financeiros de um negócio, como contas a pagar, entrada e saída de dinheiro, fluxo de caixa, parte fiscal, faturamento, otimização de vendas, entre outros. Além disso, ele também é utilizado para automatizar diversas tarefas administrativas dentro do negócio.

CRM

CRM é a sigla para Customer Relationship Management (Gestão de Relacionamento com o Cliente), o que significa que ele aplicado na gestão e organização de dados e contatos da empresa com os seus clientes ou públicos. Através dele, é possível enriquecer e aproximar o contato com essas pessoas, trazendo mais fidelização.

Antes desse sistema de gestão, esse gerenciamento acontecia através de planilhas ou arquivos físicos, o que dificultava não só a organização, mas também o planejamento estratégico. O CRM permite que todas essas informações sejam disponibilizadas de forma centralizada e garantam que a empresa tenha acesso a todos os dados importantes.

Embora ambas as tecnologias sejam muito úteis e relevantes, elas não fornecem os recursos necessários quando o assunto é a gestão de projetos sociais. É muito importante que esse tipo de organização tenha acesso à ferramentas exclusivas de controle e gestão, permitindo que todos os dados relevantes estejam seguros e possam ser utilizados conforme necessário.

Quando optar por um sistema de gestão?

Dentro da realidade atual, não contar com ferramentas tecnológicas para realizar as atividades dentro da rotina administrativa pode ser muito prejudicial para o andamento de um negócio. Com tantas atividades a serem realizadas, a automação dos processos pode trazer muitos benefícios, além de garantir que o trabalho da equipe seja melhor aproveitado no decorrer do dia.

Utilizar um programa de gestão para otimizar as atividades do dia-a-dia também ajuda a reduzir os erros, evitando que a mesma tarefa seja realizada mais de uma vez. Assim como os recursos devem ser utilizados em sua totalidade, também é preciso encontrar formas de aumentar o aproveitamento da mão de obra disponível. Com uma melhor performance, é possível aumentar a produtividade e utilizar os recursos com mais inteligência. Veja a seguir mais algumas vantagens do sistema de gestão:

Maior segurança das informações

A preocupação com privacidade e segurança dos dados armazenados sempre esteve presente, principalmente em empresas que lidam com dados e informações confidenciais de clientes, usuários e beneficiários. Com o surgimento da LGPD essa preocupação ficou ainda maior, pois as empresas e organizações que descumprirem essas normas estarão sujeitas a punições e multas substanciais.

Por essa razão, é essencial contar com formas de manter a segurança dos dados armazenados e proteger a privacidade das pessoas. Principalmente em organizações que cuidam de causas sociais, os dados que são armazenados são os elementos mais valiosos, estando intimamente relacionados com a continuidade das atividades exercidas. A perda dessas informações pode representar um grande prejuízo, podendo interromper definitivamente um trabalho que é tão importante para a sociedade atual.

Nesse sentido, um programa de gestão pode ajudar a garantir que esses dados permaneçam seguros e protegidos. Com a possibilidade de realizar backups periodicamente, a organização poderá manter uma cópia de segurança de todas as informações utilizadas, garantindo que as ações não sejam prejudicadas.

Economia de tempo

Muitas tarefas administrativas acabam tomando um tempo e demandando uma grande mão de obra para que sejam realizadas adequadamente. Com isso, são necessários mais colaboradores e mais tempo de trabalho para garantir que tudo corra conforme o esperado.

Com a ajuda de um sistema de gestão, é possível fazer com que essas tarefas puramente administrativas sejam automatizadas, liberando a equipe para realizar atividades que são realmente importantes para as ações implementadas.

Redução de erros

Tarefas administrativas que são realizadas de forma convencional estão altamente sujeitas à incidência de erros e falhas humanas. Através da automação, é possível que essas tarefas sejam realizadas de forma padronizada, evitando que esse tipo de situação aconteça e atrapalhe o andamento das atividades.

Para que possam funcionar, os sistemas de gestão contam com uma infraestrutura moderna e eficiente, garantindo a sua disponibilidade e protegendo as informações que nele são armazenadas.

Melhoria da comunicação

Sem um recurso para centralizar todas as atividades, a comunicação interdepartamental pode ser um grande problema. Algumas informações podem não estar disponíveis para todos os colaboradores e gestores, causando um atraso na comunicação é prejudixando a estratégia da organização.

O sistema de gestão ajuda a manter todos os dados relevantes para as atividades e garantir que todos tenham acesso aos mesmos dados. Dessa forma, todas as tarefas poderão ser alinhadas de forma prática e eficiente, evitando conflito de informações e desvios no processo de troca de informações.

Tomada de decisão mais assertiva

Para que a empresa ou organização consiga tomar decisões mais assertivas, é importante contar com informações sólidas e consistentes. Pra que isso seja possível, é essencial contar com a tecnologia para extrair relatórios confiáveis, como dados financeiros, relatórios de desempenho, entre outros. A precisão das informações ajuda os gestores a terem uma visão mais clara e objetiva de tudo que está sendo sealizado, entregando mais transparência nos processos.

Maior integração entre os setores

Para que possa continuar as suas atividades, uma organização precisa realizar inúmeras atividades em diversos setores, e a integração dessas informações é essencial. Quando os setores atuam de forma separada, isso pode prejudicar a continuidade e reduzir a eficiência das ações implementadas. A troca de informações pode ser muito morosa, impedindo que dados vitais sejam cruzados.

O sistema de gestão permite que todos os setores e colaboradores tenham acesso à todas as informações referentes à organização, agilizando todas as tarefas. Contar com uma ferramenta tecnológica pode ajudar a manter a organização e garantir que haja mais fluidez na troca de informações.

A escolha do sistema de gestão

Como vimos, um sistema de gestão pode trazer diversas vantagens para empresas e organizações de todos os tamanhos e segmentos. Contudo, escolher por um programa adequado deve levar em conta todas as necessidades e demandas apresentadas pelos gestores. É importante ter em mente três aspectos essenciais, que são:

Identifique e analise os recursos do sistema

Nem todas as empresas apresentam as mesmas necessidades, por essa razão deve ser feito um levantamento completo de todas as necessidades administrativas. Como cada software apresenta recursos distintos, é imprescindível ter em mente o que se espera com essa tecnologia.

Além disso, embora completo, esse sistema deve ser simples e de fácil utilização por usuários de todos os perfis, sem a necessidade de um treinamento específico. Ao apresentar todas as informações relevantes em um painel, é possível garantir que todos os setores tenham acesso aos dados e tenham uma visão mais ampla das atividades. Quanto mais rápido for implementada essa mudança, mas vantajoso será para todos os participantes e para as atividades exercidas.

Custo-benefício

Nem sempre o sistema mais barato é o mais interessante para o que a sua organização procura. Por esse motivo, valorize o seu investimento buscando o que melhor atenda às suas necessidades, em curto, médio e longo prazo. Quanto mais específica for a solução, melhor será o resultado das suas atividades.

Não se esqueça da segurança

Junto com a tecnologia, também evoluem as formas de desviar e roubar informações confidenciais de empresas, entidades e organizações. Por lidarem constantemente com dados de milhares de pessoas, é importante que as ONGs contem com uma ferramenta que proporcione proteção e mantenha a confidencialidade dos dados armazenados.

Não se esqueça que esse tipo de organização apresenta necessidades específicas: embora os sistemas utilizados por empresas e negócios de todos os tipos sejam muito eficientes, eles não apresentam os recursos e ferramentas que são necessários dentro de uma Organização Não Governamental/Organização da Sociedade Civil.

É ideal que esse tipo de atividade conte com um recurso mais específico, capaz de atender às demandas e necessidades apresentadas na gestão de projetos sociais. Nesse sentido, foi criado o Programa Social: um software robusto e confiável pode ser o que faltava para a sua organização.

O maior diferencial do Programa Social é que se trata de uma ferramenta específica para esse tipo de trabalho, e proporciona inúmeros recursos para as ONGs. Além de facilitar a rotina, ele pode garantir que o trabalho mais importante seja feito: fazer da nossa sociedade e do mundo um lugar muito melhor!