Você sabe por que a organização em projetos sociais é importante para o sucesso da iniciativa? Os projetos sociais são essenciais para garantir melhores condições de vida para as pessoas, como segurança, alimentação, moradia, educação, e muito mais. Com o passar dos anos, esse tipo de iniciativa ganhou cada vez mais importância, fazendo parte da realidade da sociedade atual.
Esses projetos, ainda que trabalhando de forma individual, atuam como uma força única para garantir assistência social e direitos básicos à população, servindo como pilar em situações catastróficas e crises humanitárias. O principal objetivo desse tipo de projeto e garantir que o mundo se tornará um lugar melhor, não só para quem vive nele agora, quanto para as próximas gerações.
As fundações responsáveis pelos projetos sociais são organizações sem fins lucrativos que podem receber financiamento público ou privado. O trabalho geralmente é realizado por um time de trabalhadores voluntários, que são responsáveis pela gestão de todos os setores e a pela realização de todas as atividades necessárias para garantir a continuidade dos serviços.
Contudo, para que tudo corra conforme o esperado, a organização é um aspecto essencial para um projeto social. Para que isso seja possível, é importante adotar uma estratégia de gestão de projetos capaz de acompanhar todas as etapas e objetivos estabelecidos pela organização.
A importância da gestão de projetos
Um projeto social deve ser encarado como qualquer outro projeto, que surge a partir de uma ideia, e com base nela, são estabelecidas etapas funcionais para atingir um objetivo. Através de metodologias eficientes, a gestão de projetos sociais ajuda a garantir o funcionamento do que foi estabelecido, incluindo o seu planejamento, implementação e a verificação dos resultados.
A área social é extremamente complexa, e sem organização, o projeto pode acabar saindo do controle e não atinge as metas e resultados esperados. Para que tudo funcione como uma engrenagem, é muito importante adotar estratégias de organização em todas as etapas de um projeto social, que são:
- Iniciação (estabelecer a ideia do projeto);
- Planejamento (executar, monitorar e controlar a realização dessa ideia);
- Encerramento (conclusão do projeto e mensuração dos resultados).
A gestão de projetos ajuda a trazer mais organização e garantir o sucesso da ideia que é tão importante para os seus idealizadores. Sem organização, dificilmente esse projeto chegará a dar certo e entregar bons resultados.
Por essa razão, a gestão deve ter mente as necessidades do público para o qual o projeto foi criado, seja ele qual for. Essa estratégia pode ser aplicada em qualquer iniciativa que tenha como objetivo trazer melhorias e estrutura para grupos sociais, trazendo qualidade de vida e garantindo os direitos básicos humanos.
A gestão de projetos sociais tem como pilares dois conceitos primordiais: controle e organização. E ela pode se implementada através de etapas básicas:
Determinar o escopo
O escopo é a alma do projeto social, e deve ser feito com bastante organização e cuidado. Nessa etapa, é essencial determinar as principais características desse projeto, que devem ser:
- Nome do projeto social;
- Tipo de projeto: se está voltado para a educação, alimentação, moradia, entre outros;
- Justificativa: esse aspecto se refere aos motivos que levaram à criação desse projeto, basicamente o problema encontrado que se busca resolver;
- Objetivo: com base no problema encontrado, deve ser determinado o objetivo a ser atingido com a iniciativa proposta;
- Duração: dependendo do tipo de projeto, pode ser determinado um prazo de duração;
- Lugar: o lugar está diretamente relacionado com a justificativa do projeto, como por exemplo, uma comunidade ou bairro que apresenta alguma necessidade;
- Público: assim como o lugar, o público também está relacionado à justificativa desse projeto. Ou seja, se refere a quem o projeto busca atingir.
Quanto mais detalhes o projeto possuir, mas fácil será organizar todo o seu andamento e gestão. Além disso, esse tipo de informação ajuda a diferenciar um projeto de outro que seja semelhante e transmite os seus objetivos com mais clareza, tanto para a obtenção de financiamento, quanto para o público que será beneficiado.
Avaliar os riscos
Como qualquer empreitada, um projeto social também está sujeito aos riscos inerentes à esse tipo de iniciativa. Por essa razão, é importante realizar uma avaliação e um estudo completo de todos os aspectos relacionados com a proposta. Isso pode incluir entrevistas na região ou local onde o projeto será implementado, trazendo um ponto de vista mais crítico e neutro para o que será realizado.
Por exemplo: quando o projeto social tem como objetivo trazer aulas de músicas para crianças e adolescentes moradores de uma determinada região, é necessário avaliar o espaço onde as aulas serão ministradas, o material necessário, instrumentos, entre outros aspectos. Dessa forma, além de identificar necessidades, é possível estabelecer um plano de acao adequado para atender à todas as necessidades.
Estabelecer medidas de prevenção
Determinados os riscos inerentes ao projeto, é necessário não só resolver as demandas identificadas, mas também criar um plano de acao para as adversidades que possam ocorrer. Sabemos que imprevistos acontecem, mas quanto mais preparada a organização estiver, mas fácil será enfrentar situações adversas sem prejudicar o andamento do projeto.
É igualmente importante que todos os participantes do projeto social estejam preparados para lidar com essas adversidades. Por isso, uma vez determinado um plano com medidas de prevenção, converse com todos os participantes para alinhar essas informações e garantir que todos estejam preparados.
Estabeleça responsabilidades
Quando conduzimos um projeto social, sabemos que todas as pessoas que dele participam são essenciais para o sucesso e para alcançar os objetivos estabelecidos. Contudo, a atribuição de papéis e responsabilidades é muito importante para garantir a organização em projetos sociais.
Delegue funções para cada um dos membros para que todas as tarefas sejam cumpridas, e para que os participantes tenham autonomia e responsabilidades. Não se esqueça de outras contratações essenciais, como:
- Infraestrutura;
- Fornecedores de matérias e insumos;
- Transporte;
- Equipe técnica e profissionais específicos;
- Entre outros.
Execução
Após todo esse planejamento, chegou a hora de colocar o projeto em prática. Tudo que é necessário saber para que ele possa funcionar, já foi estabelecido, e nesse momento o mais importante é manter a organização em todas as tarefas realizadas, independentemente de quem é o responsável.
Para manter tudo funcionando conforme o planejado, é essencial que haja uma troca de informações constante. Cada membro envolvido na gestão do projeto deve comunicar sobre o andamento da sua parte para os demais, de forma a garantir a integração e o andamento harmônico da iniciativa.
Assim como o projeto é importante, também são as obrigações que garantem a sua continuidade, pois sem elas, nada seria possível. Ou seja, a organização é imprescindível para manter o orçamento do projeto social dentro do esperado, como no controle financeiro, na aquisição de insumos e equipamentos e nos investimentos realizados.
A avaliação da gestão
Diferentemente do que se pensa, a gestão não deve ser avaliada apenas no final do projeto social. Essa avaliação deve acontecer de maneira contínua para garantir que tudo continue sendo realizado da forma planejada e que a gestão não apresente falhas e nem desvios. Esse controle e avaliação devem ser realizados desde o planejamento inicial do escopo do projeto, até a conclusão da iniciativa.
Ainda no esboço, a organização deve ser tida como uma prioridade, mantendo um olhar avaliativo e crítico para tudo que é estabelecido e para as ideias que são propostas no projeto. Durante a execução, essa avaliação é responsável pelo controle das ações implementadas, e pela adequação aos objetivos, prazos e resultados almejados. Dessa forma, é possível garantir que as ações corretivas sejam iniciadas antes que o projeto seja prejudicado de alguma forma.
Essa avaliação pode ser implementada de diferentes formas, a depender da necessidade e do tipo de projeto que está sendo executado e das necessidades da equipe. Uma forma de realizar essa avaliação é através de formulários de pesquisa distribuídos periodicamente, ou através de ações específicas, que tem o objetivo de avaliar um determinado aspecto do projeto. Também é possível utilizar recursos mais tecnológicos, como questionários online e aplicativos.
Quais são os principais problemas causados pela falta de organização em projetos sociais?
A falta de organização pode prejudicar seriamente o andamento de um projeto social e até mesmo inviabilizar totalmente a sua execução. Dentre os principais problemas causados pela falta de uma estratégia organizacional, podemos citar:
- Os objetivos do projeto não são transmitidos de forma clara e específica, prejudicando o trabalho em equipe e o alinhamento dos valores entre os membros da equipe;
- A falta de organização torna mais difícil a motivação e o foco dos participantes em suas respectivas atividades;
- Torna muito difícil tirar do papel as ideias estabelecidas no projeto, ou faz com que falte embasamento e estratégia na execução. Ou seja, essa desorganização traz desequilíbrio para a iniciativa;
- Muitas etapas burocráticas que poderiam ser resolvidas com facilidade através de uma visão mais estratégica;
- O mesmo com processos complexos, que através de uma análise mais profunda, poderiam ser executados com mais praticidade e eficiência;
- Muitos níveis hierárquicos sem necessidade, atrapalhando não só a execução das tarefas, como também a comunicação e o entendimento entre todos os envolvidos no prjeto;
- Sem um método ou estratégia para a organização orçamentária, o projeto também pode sofrer perdas financeiras substanciais, podendo impactar na duração e amplitude do projeto social;
- E muitos outros problemas.
A organização dentro dos setores
Embora o projeto social tenha um caráter não lucrativo, ele deve funcionar como uma empresa convencional. Ou seja: para que ele seja executado com eficiência, ele deve contar com setores específicos que facilitem a sua gestão e garantam que todas as ideias apresentadas no escopo sejam colocadas em prática e atinjam seus objetivos.
Dentro de cada um desses setores, existem funções complexas que devem ser realizadas de acordo com as necessidades do projeto. Sem essa divisão, seria praticamente impossível gerir todo o projeto e garantir a mudança social que foi a razão de todo esse trabalho. Organizar a gestão do projeto em setores pode trazer inúmeros benefícios, como:
- Ajuda a delegar as tarefas com mais assertividade, garantindo que todas as funções sejam distribuídas de acordo com a necessidade do projeto;
- Evita a sobrecarga dos colaboradores, atribuindo tarefas compatíveis com as suas capacidades e perfis;
- Facilita a identificação das responsabilidades;
- Garante que todas as tarefas estejam organizadas e sejam efetivamente cumpridas;
- Proporciona mais agilidade.
Mesmo que as tarefas sejam distribuídas por setores, não podemos esquecer que, assim como uma empresa, uma iniciativa social deve funcionar de maneira harmônica, como um sistema único. Embora os setores sejam independentes em suas atribuições, é necessário garantir a integração entre eles e a troca de informações contínua.
Outro aspecto muito importante para a organização de um projeto social, é manter os documentos armazenados de forma segura e confiável. Muitos projetos necessitam cadastrar informações de pessoas físicas para que possam funcionar e realizar o controle adequado dos seus resultados. Por esse motivo, é primordial contar com um sistema adequado para que esses dados sejam armazenados e possam ser utilizados de maneira otimizada.
A estratégia ideal é manter todas as informações referentes ao projeto centralizadas em apenas uma plataforma, de forma a facilitar o controle, a avaliação de desempenho e a mensuração dos resultados do projeto. A organização é um fator determinante para que todas as metas sejam alcançadas e o projeto consiga trazer a mudança social que é objetivada.
Os projetos possuem realidades distintas, assim como seus objetivos. Dessa forma, manter uma rotina organizacional pode ser diferente de acordo com cada projeto. Mas é essencial avaliar a necessidade de cada um dos setores que fazem parte do projeto, para determinar como a organização poderá ser implementada em cada caso.
Embora pareça mais difícil no começo, a organização pode começar a fluir depois de um tempo, e fica muito mais fácil garantir o sucesso do projeto e tornar o mundo um lugar melhor!
